Di Riccardo Esposito | Pubblicato il - Aggiornato il
Google Docs è un editor di testi online e gratuito alternativo a Word e OpenOffice, messo a disposizione su Drive. Serve a creare file di testo in cloud, condivisibili con altri utenti via Gmail. Puoi scaricare i file e trasformarli in PDF.
Ci sono diverse app per scrivere online in circolazione. Ma ne conosco poche come Google Docs. Anzi, a dire la verità questa piattaforma è una vera bomba. Hai a disposizione un’intera collezione di programmi per scrivere e creare i tuoi contenuti.
Fa comodo avere un programma di videoscrittura sul desktop, ma i vantaggi di Google Docs sono impossibili da dimenticare. E da ignorare. Vuoi mantenere fede alla scuola Microsoft con i vari Word ed Excel? Provaci, io ho il dovere di avvisarti.
Una volta provata la soluzione di Mountain View non tornerai indietro. Perché Google Docs è una realtà perfetta per chi bazzica nel lavoro online e ha sempre bisogno di soluzioni smart. Soprattutto se lavori con la scrittura, il blogging e il web copywriting. Allora, quali sono le funzioni essenziali dei documenti Google?
Indice dei contenuti
Cos’è Google Docs, come funziona
Google Docs (o Google Documenti) è un progetto che permette a chi crea un account, partendo da Gmail, di usare un programma di videoscrittura gratuito.
Questa realtà si trova in una suite di programmi da ufficio inclusa nello spazio cloud si Google Drive. Qui puoi contare su uno spazio di file hosting e sharing, senza dimenticare a diversi programmi office. Il tutto gratis ma c’è versione a pagamento.
Oltre a Google Docs puoi usare Fogli, Presentazioni, Disegni e Moduli. Vale a dire programmi per generare e modificare fogli di calcolo, slide, creatività e modelli strutturati per creare contenuti. Puoi anche realizzare grafici con Google Docs.
In realtà con determinati plugin puoi aggiungere nuove funzioni, come il programma per creare mappe mentali e quello per i mockup. Puoi raggiungere tutto questo dall’indirizzo o con l’app Google Documenti specifica, disponibile per iPhone, Android e tutti i sistemi operativi più importanti. Assolutamente da non perdere.
Da leggere: scrivere per il web, la guida per web writing
Come si usa Google Documenti
Come funziona Google Documenti? Dopo aver creato l’account Google Drive vai nella home e sul pulsante in alto a sinistra. Ora decidi cosa creare: puoi scegliere i documenti o magari generare una nuova cartella dove archiviare i lavori.
In alto, invece, hai delle scorciatoie per raggiungere i documenti appena visitati. In modo da velocizzare le operazioni e rendere tutto più semplice. Usare Google Docs è semplice, bastano pochi click per iniziare a scrivere. E ad archiviare.
E non devi preoccuparti se all’improvviso si spegne il computer, c’è il salvataggio automatico. Ma quali sono i trucchi di Google Drive dedicati ai documenti?
Come creare un nuovo documento
Sei su Google Docs, quindi vuoi creare un nuovo file di scrittura. In che modo? Basta andare sul pulsante in alto a sinistra con il simbolo (+) per scegliere quale tipo di file creare. Ma c’è anche una soluzione più interessante e veloce.
Dal browser puoi usare il dominio .new. Digitando, da loggato, gli indirizzi docs.new, document.new o doc.new si apre automaticamente un foglio di scrittura.
Semplifica il lavoro con la dettatura
Una delle soluzioni di Google Docs: aiutarti nella creazione di documenti con l’opzione della dettatura. Per attivarla basta andare in Strumenti e poi in digitazione vocale.
In questo modo, con Google Docs, puoi scrivere con l’aiuto di uno strumento per portare su carta digitale i tuoi pensieri e le tue conoscenze. O sbobinare interviste.
Condividi i documenti con altri utenti
Questo è il cuore di Google Docs, una delle funzioni decisive per sfruttare i vantaggi di questa piattaforma. I documenti che crei, infatti, possono essere archiviati in uno spazio cloud e condivisi con chi desideri. Basta inserire un’email nel campo che generi cliccando sul tasto condivisione in alto a destra e il gioco è fatto.
L’aspetto interessante: ci sono due soluzioni per condividere il documento. Puoi fare lo share di un link o invitare via email le persone che dovrebbero visualizzare il lavoro. C’è da scegliere i privilegi: visualizzare, commentare, modificare.
Queste opzioni non riguardano solo i documenti ma anche le cartelle: dalla home page di Docs puoi condividere, caricare e scaricare directory su Google Drive.
Indicizza un documento su Drive
Le condivisioni via link possono essere regolate per far entrare persone specifiche o quelle che hanno il link. Quest’ultima opzione è perfetta per chi lavora con il blog.
Ad esempio il mio template di calendario editoriale si trova su Google Document. Ed è regolato in modo da non accettare modifiche. Ma tutti possono entrare e scaricare.
Ultima opzione: fare in modo che il link venga indicizzato su Google. Diventando una sorta di pagina web che viene trovata da Google e inserita nella serp.
Modifica le immagini nel file Google
Una bella sorpresa per chi crea contenuti con immagini. L’editor di testo ha una serie di strumenti a disposizione per modificare le foto caricate sui documenti. Eccoli:
- Ritaglia foto.
- Ruota immagine.
- Regola colore.
- Sostituisci colore.
Poi ci sono le regolazioni contrasto, luminosità e trasparenza. Questo significa che non hai più bisogno di Photoshop e dei vari programmi per ritagliare foto online? No, però se hai bisogno di una rapida modifica puoi farla qui. Senza perdere tempo.
Cerca e aggiungi foto su Google Docs
Le immagini gratis si trovano in siti specifici, ma non solo. Con Google Docs puoi inserire le foto partendo da upload o permalink. Inoltre hai una search interna che cerca tra le foto del motore di ricerca impostando la licenza d’uso.
Inserisci documenti nelle pagine web
Una caratteristica di Google Document: la possibilità di pubblicare un documento come embedded in una pagina. Vai sulla voce File nella barra menu e seleziona Pubblica sul Web. Qui puoi recuperare un URL pubblico, che porta al documento, o un codice di incorporamento. Puoi visualizzare le modifiche entro 5 minuti.
Per approfondire: come adattare le celle dei fogli Google
Salva file ePub o PDF con Google Docs
Una delle funzioni più interessanti di Google Drive: la possibilità di salvare i file in diversi formati. Non ci sono realtà che non puoi affrontare con questa suite, e con Document hai la possibilità di ottenere due formati interessanti: ePub e PDF.
Vale a dire soluzioni indispensabili quando lavori con il content marketing. Prova a immaginare: a cosa potrebbero servire queste estensioni? Vuoi scrivere un libro e lo vuoi pubblicare online. Come? Ti serve il formato ePub, o lo vuoi distribuire come semplice PF dal tuo blog. In ogni caso la strada che ti offre Google Docs è semplice.
Sommario e nota a pie’ di pagina
Due aspetti che possono fare molto nell’organizzazione di un testo ufficiale, un documento lungo. Magari quando devi scrivere una lettera tutto questo non è importante, ma quando fai un lavoro come il mio tutto questo serve.
Se devi creare un piano editoriale cosa fai? Inserisci un sommario e magari una nota a pie’ pagina. Anche un’intestazione, ecco. Tutto questo non è impossibile, basta andare nella voce Inserisci e scegliere ciò di cui hai bisogno.
Pubblicare documenti sul web
Anche tu vuoi sapere come pubblicare i documenti sul web con Google Docs in modo da creare vere e proprie pagine web da condividere in modo completo e senza limiti? Mi sembra una buona idea, anche se bisogna chiarire un paio di punti.
In primo luogo puoi condividere file con altre persone se lavori su Google Drive. Questo è chiaro, ecco come pubblicare documenti web con Google Docs:
- Apri il file che vuoi pubblicare.
- Vai su File in alto a sinistra.
- Clicca sulla voce Pubblica sul Web.
- Clicca su pubblica e poi su Ok.
Ecco, il tuo file è pronto per essere raggiunto dal browser. Hai trasformato il documento creato su Google Docs in una pagina web a tutti gli effetti, raggiungibile online. Ecco la schermata dalla quale puoi lanciare la tua pagina pubblica.
Questa soluzione consente di rendere pubblico un documento e di indicizzare una pagina web che in realtà è presente su Google Docs. Chiaramente non basta.
Questa soluzione non sostituisce la possibilità di creare un blog o un sito web ma rende disponibile online, e pubblicamente, i tuoi documenti anche su un browser.
Come pubblicare documenti sul web con Google Docs? Devi conoscere l’URL di questa pagina. In realtà la soluzione è semplice: l’indirizzo del documento è quello che trovi nella schermata precedente alla pubblicazione. Qui hai anche eventuale codice HTML da usare per eventuale embedded. E completare una pagina web.
Testo barrato e maiuscoletto su Docs
Due curiosità che spesso vengono ignorate: come far vedere che hai cambiato qualcosa senza cancellare? Puoi aggiungere testo barrato su Google Docs.
In che modo? Semplice, basta selezionare le parole e usare la scorciatoia ALT+MAIUSC+5. Oppure nel menu vai in formato e testo. Qui hai tutto quello che ti serve: sottolineato, grassetto, corsivo, apice, pedice e barrato.
E per il maiuscoletto? Come si mette? Sempre dalla sezione testo puoi trovare la funzione che ti consente di mettere tutto in maiuscolo sui fogli Google.
Seleziona questa opzione e poi riduci il font del testo così hai il maiuscoletto. Qui hai anche l’opzione per attivare la maiuscola automatica su Google documenti
Velocizza le correzioni: i commenti
Hai condiviso un documento con i tuoi collaboratori, ora vuoi iniziare la rilettura e la correzione della bozza. Come fare? Molto semplice: basta chiedere alle persone di lasciare commenti sul testo. Basta evidenziare i termini e cliccare sul comando.
Basta un click sul bottone con il segno più che trovi negli strumenti per inserire una nota con la tua firma. Il punto interessante: ogni annotazione può essere implementata da altre persone invitate. Così puoi attivare una discussione.
E quando tutto è finito risolvi il commento per chiudere il lavoro. Non c’è altro da aggiungere, questo è il miglior modo per fare una correzione bozza con il tuo team.
Ricorda che puoi aggiungere menzioni nelle note, puoi citare persone in modo da velocizzare il coinvolgimento di altri collaboratori. Puoi fare questo inserendo la chiocciola o il segno più prima del nome.
Google Documenti online e offline
Quando sei online non ci sono problemi, ma puoi usare Google Docs offline? Ovvero quando non hai connessione internet? Certo, puoi continuare a modificare aspettando la linea: quando sarai di nuovo online le modifiche si aggiungeranno al vecchio documento così avrai tutto aggiornato e pronto per le nuove modifiche.
Ma come usare Google Documenti offline? Basta andare nella home del tuo account Docs e poi sull’icona dell’ingranaggio. Poi vai su Impostazioni e clicchi sulla spunta della modalità offline. In questo modo puoi usare Google Docs senza Wi-Fi.
Google Docs shortcut: le scorciatoie
Una buona idea sfrutta le scorciatoie della tastiera per velocizzare la scrittura. Ce ne sono tante e Google Docs ha le sue soluzioni. Si trovano tutte nella pagina ufficiale della guida, ma ho deciso di riassumere le principali shortcut di Google Docs.
| Operazione | Scorciatoia |
|---|---|
| Copia | ⌘+C |
| Taglia | ⌘+X |
| Incolla | ⌘+V |
| Incolla senza formattazione | ⌘+MAIUSC+V |
| Annulla | ⌘+Z |
| Ripeti | ⌘+MAIUSC+Z |
| Inserisci o modifica link | ⌘+K |
| Apri link | OPZIONE+INVIO |
| Mostra scorciatoie da tastiera comuni | ⌘+/ |
| Salva | ⌘+S |
| Stampa | ⌘+P |
| Apri | ⌘+O |
| Trova | ⌘+F |
| Trova e sostituisci | ⌘+MAIUSC+H |
| Trova di nuovo | ⌘+G |
| Trova precedente | ⌘+MAIUSC+G |
| Nascondi i menu | CTRL+MAIUSC+F |
| Interruzione di pagina | ⌘+INVIO |
| Cerca nei menu | CTRL+OPZIONE+Z |
Queste sono scorciatoie per Mac, se cerchi quelle per Windows le trovi sempre nella risorsa di Google. Oppure sostituisci il casto Mela con Control. Ti consiglio di memorizzare queste combinazioni e risparmiare tempo.
Da leggere: come scrivere un articolo di 1.000 parole in 60 minuti
Tu come usi Google Document?
Questi sono consigli per sfruttare Google Documenti, una realtà che può darti tanto. Ma tu la devi conoscere e usare senza limiti. Qui puoi esprimere la tua professionalità, puoi lavorare con la scrittura online e lavorare con il team.
Vuoi aggiungere qualche trucco o un consiglio per usare Google Docs? Hai qualche domanda per risolvere qualche problema? Lascia tutto nei commenti.
Categoria: Strumenti per blog
Io, senza la suite di Google non potrei lavorare. Occupandomi di consulenze di Digital Marketing, devo avere sempre tutto a portata di mano, soprattutto report e fogli di calcolo.
Inoltre, quasi tutti i contenuti del mio blog sono stati creati prima su Docs. Tra l’altro esiste anche un addon per integrare questa app di Google con WordPress. Che si può volere di più?
Io non capisco quelli che si ostinano ad utilizzare MSOffice, nonostante tutti i limiti insiti in quei software.
Poi, da quando ho acquistato un Tablet Android da 10.1″, non riesco più a farne a meno.
Sul serio, anche io non capisco. Usare Google Docs per me è ormai la base di partenza per avere una giornata lavorativa producente. Ci sono tante funzioni ma soprattutto c’è la possibilità di usare un programma completo e gratuito.
Ciao,
credo che Google documents sia un programma di videoscrittura completo e a cui chi lavora nel social web non può rinunciare
Trovo interessanti le funzioni di ‘correzione di bozza’ con il tuo team, la possibilità di essere utilizzato off-line con aggiornamento successivo e la possibilità di condividere non solo documenti ma anche cartelle..
Io pero’ al momento attuale per l. archiviazione di documenti, immagini, e condivisione con altri utenti utilizzo Evernote..
N
Beh, Evernote è una soluzione che amo al pari di Google Docs, puoi fare veramente tanto con questa realtà. Soprattutto se usi anche Skitch.
buongiorno
qualcuno sa come inserire nel documento
nome file
numero pagina
data ecc
grazie
Per aggiungere nome file su Google Docs basta salvarlo o editare il campo che si trova in alto a sinistra. Le altre voci si aggiungono andando nella voce Inserisci del menu.
Buon pomeriggio, sinceramente non ho capito bene come fare ad inserire il nome del documento in automatico nel corpo del testo del documento: è possibile farlo?
Grazie!
Ciao, non riesco a reinserire la Struttura documento. Non la trovo in Tools, dove dovrebbe essere, né sotto altre voci. Puoi aiutarmi?
Ciao, la struttura documento di Google Docs è nel menu, area Formato.
Buonasera, sono un’insegnante. In questo periodo i miei alunni mi inviano lavori in formato word o in jpeg nel mio account gmail. Io li correggo con Google document. Vorrei chiederle qual è il modo più veloce per rimandare al mittente il documento corretto. Io uso la funzione condividi o invia come allegato, ma non riesco così a visualizzare il messaggio di risposta tra i messaggi inviati. Grazie mille.
Salve, il modo più veloce è quello di suggerire agli alunni di creare account Gmail e di usare Google Drive per creare i documenti. Così condividono il testo direttamente su Google Docs e lei deve solo aggiungere note vicino agli errori. In questo modo gli alunni ricevono notifica.
Quando detto un testo, dopo il punto fermo il nuovo periodo comincia con la lettera minuscola. Come fare per rimediare? Grazie.
Ciao, dipende da quale programma usi per dettare.
Buongiorno,vorrei creare una scheda interattiva ma non un quiz per i miei alunni e vorrei che loro ci lavorassero ma senza modificare il mio documento originale…Come potrei fare?
In questo caso devi usare i moduli Google per creare questionari e poll.
Tempo fa scrivere insieme dentro un file non mi dava problemi ora si aggiorna a distanza di minuti, sai perché?
No, non ho riscontrato questo problema.