Come diffondere un comunicato stampa via email

Di Riccardo Esposito | Pubblicato il 2 Dic 2020 - Aggiornato il 15 Nov 2023

Per inviare un comunicato stampa devi trovare l’indirizzo email delle persone che potrebbero essere interessate e creare un messaggio per presentare il tuo documento. Che dovrebbe essere allegato all’email con eventuali foto.

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Capire come inviare un comunicato stampa via email vuol dire riuscire a diffondere le notizie e i contenuti da promuovere. Questo è un lavoro che i giornalisti e gli addetti stampa, ma anche gli esperti di digital PR, dovrebbero conoscere.

In alcuni casi ci sono dei dubbi evidenti: che formato usare? Allego il comunicato stampa o lo copio nel corpo dell’email? Meglio mandarlo in PDF o come file Word?

Giornalisti e blogger ricevono decine di email da fonti di informazioni e molte vanno nel cestino. O nello spam. Ecco come si inviano i comunicati stampa via email.

Come scrivere una mail per comunicato stampa?

Scrivere un comunicato nel corpo dell’email ti permette di far leggere subito il contenuto al giornalista o all’addetto digital PR senza dover aprire allegati.

Questa soluzione è lontana da qualsiasi personalizzazione e cura del contatto. Può essere ideale per chi è abituato a ricevere comunicati stampa senza tante spiegazioni.

Deve solo leggere e valutare se pubblicare. Con un blogger o un influencer può essere più efficace introdurre nel corpo email il contenuto e allegare il comunicato stampa. In che formato? Meglio Word, può essere più facile da copiare e incollare.

Una via intermedia che potrebbe funzionare: iniziare l’email con un cappello introduttivo in cui ci si presenta e si introduce il tema, poi dopo un divisorio si incolla il comunicato stampa. Allegando anche versione Word ed eventuali foto.

Da leggere: come scrivere un comunicato stampa

Meglio comunicato allegato o nel corpo email?

Questa è la curiosità principale di chi vuole sapere come procedere con l’invio del CS: incollato nel corpo email o inserito come allegato? E poi, meglio Word o PDF?

In realtà non esiste una risposta chiara sempre e comunque, la soluzione ideale è quella di variare in base alle abitudini di chi riceve e ascoltare i feedback.

Ci sono aspetti positivi e negativi in entrambi i casi. Io preferisco inviare un’email di spiegazione e il comunicato in seguito, cosa preferita da chi lavora da smartphone.

A chi inviare email con il tuo comunicato stampa

Per capire come inviare un comunicato stampa devi prima analizzare il destinatario. A chi mandare questo documento? Ai giornalisti che sono iscritti a mailing list e che hanno dato il consenso per ricevere queste informative necessarie.

Soprattutto per scrivere un articolo di giornale. Nelle digital PR si lavoro anche con i blogger e gli influencer che ricevono il documento per scrivere gli articoli. Ma tra gli errori principali di chi si occupa dei comunicati stampa c’è l’invio selvaggio.

Si inseriscono indirizzi email e si fa un invio massivo. Questo è sbagliato, i comunicati stampa si mandano solo alle persone interessate inserendole nel campo A.

Altro errore? L’uso del copia conoscenza (o carbone, il CC:) con decine di indirizzi dei giornalisti. Questa è una violazione della privacy e una mancanza di attenzione.

Usa programmi per inviare newsletter se devi spedire un comunicato stampa a tante persone, o il CCN che nasconde gli indirizzi a cui stai mandando il documento.

Cosa scrivere nell’oggetto email con il comunicato

Uno degli aspetti per capire come inviare un comunicato stampa via email: devi scrivere un oggetto email efficace. Questa stringa di testo permette al destinatario di capire esattamente qual è il contenuto del messaggio, di cosa si tratta. Le regole fondamentali? L’oggetto di un’email con il tuo comunicato stampa deve essere:

• Breve.
• Informativo.
• Non promozionale.
• Tutto minuscolo.

Se scrivi un oggetto in maiuscolo inizi con il piede sbagliato, vuol dire che stai gridando. Evita segni di punteggiatura inutili (tipo punti esclamativi) e stile commerciale, oltre a essere inadeguato è il primo elemento che attiva il filtro anti-spam. Ecco un esempio efficace di oggetto per il comunicato stampa:

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In realtà si potrebbe pensare addirittura di accorciarlo, il campo oggetto deve andare subito al dunque. L’importante è fare in modo che l’argomento sia subito chiaro.

Come chiudere l’email di invio per concludere?

Non di certo con preghiera di diffusione o di pubblicazione. Aggiungi indirizzi e firma, in modo da facilitare il lavoro di chi vuole chiedere maggiori informazioni.

Infine puoi aggiungere un disclaimer per comunicare la tua politica con il trattamento dei dati avvisando che se il messaggio è indesiderato o è stato ricevuto per errore si può comunicare subito le proprie preferenze operative.

Da leggere: come scrivere un’intervista

Immagini, foto e altri documenti da allegare

Un comunicato stampa potrebbe essere arricchito con una foto ma è buona norma, per facilitare il lavoro del giornalista che le deve modificare e caricare sul CMS, condividere gallerie immagini separate dal contenuto del comunicato stampa.

Per allegare questi file puoi usare JPG per le foto e PNG per le grafiche: così i file sono più leggeri e mantengono la qualità (alleggerisci con Optimizilla).

In alternativa, se la notizia che stai mandando ha molte foto puoi creare un cartella pubblica su Google Drive o Dropbox e inserire le foto in questo spazio, così nell’email puoi condividere solo l’URL indicando che in quella fonte c’è il materiale grafico.

TL;DR – Gli errori da non fare mai con l’invio CS

• Inviare comunicati stampa non utili.
• Usare allegati con formati non comuni.
• Inviare foto inutili e molto pesanti.
• Mandare una email con il CC: o Fwd:

Categoria: Lavoro online